Formularze typu E 400 można złożyć w Regionalnym Centrum osobiście lub drogą pocztową. Jeżeli do formularzy nie będą dołączone wymagane zaświadczenia na podstawie, których RCPS może je wypełnić, Centrum wszczyna postępowanie z urzędu i występuje pisemnie do instytucji z prośba o wydanie stosownych zaświadczeń. Zgodnie z prawem polskim urzędy mają miesiąc na wydanie instytucji stosownych zaświadczeń. Samodzielne załatwienie tych zaświadczeń i przekazanie ich do RCPS w Łodzi przez osoby zainteresowane spowoduje szybkie załatwienie sprawy.